Con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y en su Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, FLOW CHEM S.A.S implementa la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales de clientes y empleados. Dicha información será tratada o empleada de acuerdo con la finalidad legal, contractual o comercial que dio lugar a la recolección de la misma, tal como establece el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.

Para tal efecto FLOW CHEM S.A.S. adopta medidas de seguridad con el fin de velar por el tratamiento adecuado y confidencial de sus datos personales; tales datos se obtienen por que usted mismo los ha suministrado o porque son datos públicos, es decir, datos para cuyo tratamiento no se requiere de su autorización previa.

Los datos personales sensibles son aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido pueden generar su discriminación. Si FLOW CHEM S.A.S. requiere tratar esta clase de datos, éste le informará que se trata de datos sensibles, así como de la posibilidad que usted tiene de suministrar o no dicha información. En el evento que FLOW CHEM S.A.S requiera tratar sus datos personales para una finalidad distinta a la consignada en la autorización, le solicitará una nueva. En todo FLOW CHEM S.A.S, no tendrá que solicitar una nueva autorización cuando conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte suya, en el marco de la relación que se tenga con FLOW CHEM S.A.S.

Dicha información podrá ser transferida fuera del territorio nacional con el fin de llevar a cabo las labores propias de la empresa para lo que FLOW CHEM S.A.S adoptará las medidas de seguridad necesarias.

DEFINICIONES

Aviso de privacidad

Documento físico electrónico o en otro formato que se da a conocer al titular de la información donde se le da a conocer el tratamiento para sus datos personales así como la manera de acceder a ella 

Dato personal

Cualquier información vinculada o asociada a personas naturales determinadas

Dato público

Es el dato que no se considera privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, y sentencias judiciales

Datos sensibles

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas entre otros

Dato privado

Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular 

Transferencia

La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento y decida sobre la base de datos y su tratamiento.

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier manipulación o conjunto de operaciones de datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. 

Formas de recabar los datos personales

FLOWCHEM S.A.S. podrá conocer, recolectar, almacenar, administrar la información del titular de la información de conformidad con la Política de Tratamiento de Datos Personales contenida en el presente documento a través de los siguientes medios: (i) Inscripción y uso de la página web de FLOWCHEM S.A.S.; (ii) suscripción de cualquier tipo de contrato, alianza y/o convenio con FLOWCHEM S.A.S.; (iv) Inscripción como proveedor de FLOWCHEM S.A.S

 

FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS

Forma de recolección de los datos personales de los Usuarios/Clientes.

La recolección de datos personales de usuarios potenciales y usuarios de FLOW CHEM S.A.S., se realizará de las siguientes formas:
  • Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios que acceden a la plataforma de FLOW CHEM S.A.S. por el uso de cookies. Algunos de los datos que se pueden almacenar automáticamente son las URL, el navegador utilizado, dirección IP entre otros.
  • Mediante el intercambio de correos electrónicos.
  • Mediante el envío de mensajes a través de plataformas de mensajería instantánea.
  • Por medio del acceso a páginas Web de la compañía.
  • A través del acceso a la aplicación, creando el usuario y contraseña.
  • A través de llamadas telefónicas.
  • Mediante eventos realizados por FLOW CHEM S.A.S.
  • Mediante las transmisión o transferencia por parte de Aliados estratégicos.
  • Forma de recolectar los datos de los Trabajadores o candidatos
La recolección de datos personales de empleados se realizará a través de las siguientes formas:
  • Hojas de vida académicas de los candidatos.
  • Contrato de trabajo o de prestación de servicios.
  • Hojas de vida académicas de los empleados.
  • A través del formato de ingreso a FLOW CHEM S.A.S. o formato de solicitud de empleo.
  • Mediante el uso de listas de entrada de los empleados a las instalaciones de la empresa.
  • En el desarrollo de entrevistas de trabajo.
  • Mediante envío de información de empresas que tenga la calidad de caza talentos y los titulares hayan suministrado los datos.
  • Mediante formatos de afiliación a la EPS, ARLs.
  • Por medio de afiliación a las plataformas web ofrecidas por FLOW CHEM S.A.S.
  • Acceso a páginas Web de la compañía.
  • Acceso a la aplicación-ecommerce-tienda, creando el usuario y contraseña.
  • A través de formularios en físico.
  • Forma de recolección de Proveedores
La recolección de datos personales de los proveedores se realizará a través de las siguientes formas:
  • Ofertas de servicios.
  • Intercambio de correos electrónicos.
  • Contrato de cooperación.
  • Contrato de prestación de servicios.
  • Portafolios de servicios y productos.
  • Reuniones o comunicaciones telefónicas.
  • Forma de recolección de Socios.
  • Recolección de los datos personales de socios.
La recolección de datos personales de los socios se realizará de las siguientes formas:
  • A través de la suscripción de acciones.
  • Mediante reuniones de órganos directivos o asambleas generales de accionistas y sus respectivas convocatorias.
  • A través del intercambio de correos electrónicos u otros medios de comunicación con los accionistas.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO 

Conozco y acepto expresamente que el tratamiento de mis datos personales por parte de FLOW CHEM S.A.S tendrán entre otras las siguientes finalidades:

  • Realizar gestiones de cobranza, bien sea directamente o por conducto de terceras personas
  • Envío de comunicaciones a través de cualquier canal incluyendo, pero sin limitarse a, redes sociales, mensajes de texto, notificaciones push, correo electrónico, llamada telefónica, etc., relacionadas con el objeto social de FLOW CHEM S.A.S tales como a actividades de mercadeo y/o cualquier solicitud realizada por el titular FLOW CHEM S.A.S, entre otros.
  • Informarme y hacerme partícipe a través de cualquier medio acerca de actividades publicitarias y/o promocionales de FLOW CHEM S.A.S 
  • Evaluar la calidad del servicio prestado por FLOW CHEM S.A.S
  • Informar sobre nuevos servicios y cambios
  • Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral
  • Empleados y Ex-Empleados: Realizar tareas relativas a la Gestión Administrativa de la sociedad, cumplir con las obligaciones como empleador, es decir, pago de nóminas, afiliaciones, reportes al Sistema Social y Cajas de Compensación, entre otras y solicitudes hechas por estas, atención a consultas, acciones, peticiones, reclamos elevados por el Titular de la información o en representación de éste debidamente legitimado, peticiones de autoridades legales. 
  • el tratamiento de los datos personales se llevará a cabo durante el tiempo que dure la relación jurídica y comercial con FLOW CHEM S.A.S y hasta 5 años más después de terminada la relación 
  • Recabar, tener, manejar y utilizar la información para realizar control y prevención del fraude, control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
  • Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES 

  • Derecho a conocer: usted podrá solicitar en cualquier momento y en forma gratuita que se le informe cuáles de sus datos personales tiene la empresa y cuál es el uso que la misma ha hecho de tales datos.
  • Derecho de actualización, rectificación y supresión: podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento 
  • Revocar la autorización y/o la suspensión del dato: podrá llevarse a cabo cuando en el tratamiento   no se presenten los principios, derecho y garantías constitucionales y legales, previa autorización por parte de la autoridad competente
  • Solicitar prueba de autorización 
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

El consentimiento y autorización por parte del Titular de la información es un requisito constitucional y legal que deben cumplir las personas responsables del tratamiento de datos personales. El consentimiento debe cumplir con los siguientes presupuestos:

Previo: La autorización la debe dar el Titular de información de manera previa a cualquier tipo de Tratamiento de datos personales.

Expreso: La autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica.

Informado: El Titular debe comprender claramente para qué serán tratados sus datos personales y las finalidades que pueden derivarse del Tratamiento de los mismos.

Todos los visitantes de la página Web de FLOW CHEM S.A.S. que deseen contactarse por alguno de nuestros formularios de contacto deben registrarse y autorizar el tratamiento de los datos personales para poder hacer uso de la misma. Por tanto, en cada uno de los mismos se encuentra una casilla que dice “Política de Tratamiento de Datos Personales” la cual debe ser leída y aceptada para poder continuar con el uso de los servicios FLOW CHEM S.A.S

ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL

 El área de Contabilidad será la encargada de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato, podrá realizarse la solicitud de lunes a viernes de 7am a 5 pm al e-mail flowchemsas@gmail.com, dicha respuesta será dada en el tiempo estipulado en el artículo 14 de la ley 1581 del 2012.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD

  • Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de Datos Personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos
  • Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad 
  • Funciones y obligaciones del personal.
  • Estructura de las bases de datos de carácter personal
  • Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos. 
  • Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor a partir del día 17 de julio de 2020. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de correo electrónico.